1. Identificación del responsable
LUQUE BUSINESS S.A.S., identificada con NIT 901472707, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección Calle 95 #71-45, es responsable del tratamiento de los datos personales que obtiene directamente en desarrollo de sus actividades comerciales, laborales y administrativas.
Canales de atención:
- Correo de privacidad y asuntos legales: legal@luqia.co
- Correo de soporte: support@luqia.co
- Teléfono: +57 3507877800
Cuando un cliente utiliza Luqia OS para gestionar datos de sus propios prospectos, clientes, trabajadores o contactos, dicho cliente actúa normalmente como responsable de esos datos y LUQUE BUSINESS S.A.S. actúa como encargado, conforme al contrato y a las instrucciones documentadas del cliente.
2. Alcance
Esta política aplica a los datos personales tratados por LUQUE BUSINESS S.A.S. en medios físicos o digitales, incluidos los de prospectos, clientes, usuarios, aliados, proveedores, candidatos, trabajadores y demás personas relacionadas con la compañía.
Los clientes de Luqia OS son responsables de contar con las autorizaciones, avisos y bases jurídicas necesarias para cargar o tratar información de terceros mediante la plataforma.
3. Principios
El tratamiento se orientará por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos por la normativa colombiana aplicable.
4. Datos tratados
Según la relación con el titular, se pueden tratar:
- Datos de identificación y contacto: nombres, documento, correo, teléfono, dirección, empresa y cargo.
- Datos comerciales y de servicio: solicitudes, cotizaciones, contratos, pagos, historial de atención, soporte y uso de la plataforma.
- Datos de acceso y seguridad: usuario, registros de actividad, dirección IP, dispositivo, sesiones, eventos y evidencias de autenticación.
- Datos de comunicaciones: correos, mensajes, archivos, notas, llamadas registradas y conversaciones incorporadas a la plataforma.
- Datos de marketing: intereses, fuente, campañas, interacciones y preferencias de contacto.
- Datos laborales o de proveedores cuando sean necesarios para la relación correspondiente.
La compañía no busca recolectar datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios. Cuando corresponda, informará su carácter facultativo y solicitará autorización explícita. No debe cargarse información innecesaria o desproporcionada en Luqia OS.
5. Finalidades
LUQUE BUSINESS S.A.S. podrá tratar datos personales para:
- Crear, administrar y proteger cuentas de Luqia OS.
- Prestar, configurar, mantener y mejorar el servicio contratado.
- Gestionar CRM, comunicaciones, automatizaciones, soporte, implementación y capacitación solicitados por el cliente.
- Verificar identidad, prevenir fraude, atender incidentes y conservar registros de seguridad.
- Gestionar contratos, pagos, facturación, cartera y obligaciones contables o tributarias.
- Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio.
- Gestionar prospectos y enviar información comercial propia, respetando las autorizaciones y mecanismos de oposición aplicables.
- Analizar métricas agregadas de uso, calidad y desempeño para mejorar el producto.
- Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y requerimientos de autoridades.
- Cumplir obligaciones legales y ejercer o defender derechos.
- Gestionar relaciones con trabajadores, candidatos, aliados y proveedores.
6. Inteligencia artificial
Luqia OS utiliza servicios de inteligencia artificial para funciones como clasificación de prospectos, generación de borradores, análisis de información, asistencia conversacional y recomendaciones operativas.
Las salidas de inteligencia artificial pueden contener errores y deben ser revisadas por una persona antes de decisiones relevantes. La compañía aplica medidas para limitar los datos enviados a proveedores y usa la información conforme a la prestación del servicio y las condiciones contractuales aplicables. No se utilizarán datos de clientes para entrenar modelos públicos por decisión unilateral de LUQUE BUSINESS S.A.S.
El cliente debe evitar incluir datos sensibles o innecesarios en instrucciones, archivos o conversaciones procesadas por inteligencia artificial.
7. Encargados, proveedores y transmisión de datos
Para operar Luqia OS, la compañía puede contratar proveedores de infraestructura en la nube, almacenamiento, bases de datos, mensajería, correo, pagos, analítica, seguridad e inteligencia artificial. Entre las categorías actuales se encuentran servicios de Google Cloud, Google Gemini, Cloudflare, Meta, Resend, Stripe, Wompi y otros proveedores técnicos necesarios.
Estos terceros reciben únicamente la información necesaria para prestar su servicio y deben tratarla bajo obligaciones de seguridad y confidencialidad. La lista de proveedores puede cambiar conforme evoluciona la plataforma; los cambios materiales se gestionarán según la normativa y los contratos aplicables.
8. Transferencias y tratamiento internacional
Algunos proveedores pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia, especialmente en Estados Unidos u otras regiones donde operan sus centros de datos. LUQUE BUSINESS S.A.S. implementará los instrumentos contractuales, instrucciones y medidas exigibles para la transmisión o transferencia internacional, según corresponda.
Cuando LUQUE BUSINESS S.A.S. actúe como encargado, el cliente reconoce que la prestación puede requerir subencargados internacionales y autoriza su uso en los términos del contrato o acuerdo de tratamiento de datos.
9. Derechos de los titulares
El titular puede:
- Conocer, actualizar, rectificar y solicitar prueba de la autorización, cuando aplique.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite directo, cuando sea procedente.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
10. Consultas y reclamos
Las solicitudes deben enviarse a legal@luqia.co e incluir, como mínimo: identificación del titular, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, documentos que acrediten identidad o representación y la información que facilite localizar los datos.
Las consultas y reclamos se atenderán dentro de los plazos previstos por la legislación colombiana. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado para que la complete. Cuando LUQUE BUSINESS S.A.S. actúe como encargado, podrá remitir la solicitud al cliente responsable o coordinar la respuesta con él.
11. Autorización y revocatoria
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas permitidas por la ley. La compañía conservará evidencia cuando sea exigible. El titular puede retirar su autorización para finalidades no obligatorias, sin afectar tratamientos exigidos por contrato o ley.
Las comunicaciones comerciales incluirán un mecanismo razonable para solicitar la exclusión o modificación de preferencias.
12. Seguridad y gestión de incidentes
La compañía aplica medidas administrativas, técnicas y humanas razonables, que pueden incluir control de acceso, aislamiento de información por cliente, gestión de credenciales, registros, copias de seguridad, cifrado cuando corresponda, monitoreo y revisión de proveedores.
Ningún sistema es completamente infalible. Ante un incidente que comprometa datos personales, LUQUE BUSINESS S.A.S. evaluará el impacto, adoptará medidas de contención y realizará las comunicaciones requeridas por la ley y los contratos aplicables.
13. Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante la relación contractual y por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, resolver controversias, atender auditorías o proteger derechos. Cuando la finalidad termine y no exista obligación de conservación, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán de forma razonable.
Los plazos específicos pueden variar según el tipo de dato, la relación y las instrucciones del cliente responsable.
14. Menores de edad
Luqia OS no está dirigido a menores de edad. El tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes solo procederá cuando sea necesario, respete su interés superior y derechos fundamentales, y cuente con la autorización y condiciones legalmente requeridas.
15. Cookies y tecnologías similares
Los sitios y la plataforma pueden utilizar cookies o tecnologías similares para autenticación, seguridad, preferencias, medición y mejora del servicio. Cuando sea necesario, se informarán sus categorías, duración y opciones de control mediante el aviso correspondiente.
16. Cambios y vigencia
Esta política rige desde agosto de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán por medios razonables antes de su aplicación cuando así corresponda. La versión vigente deberá estar disponible en los canales digitales de Luqia OS.